De 6 belangrijkste punten bij selectie van cloudgebaseerde ERP-systemen

15 juli, 2021

 

Tijdens de laatste coronaperiode is de behoefte aan digitale transformatie enorm toegenomen. Meer dan ooit is duidelijk geworden dat het van levensbelang is dat bedrijven met de juiste tools makkelijker kunnen inspelen op plotselinge veranderingen. Met het groeiend aantal alternatieven voor cloudgebaseerde SaaS- en ERP-systemen, vaak de belangrijkste sleutel tot digitale transformatie, wordt het steeds moeilijker om de juiste keuze te maken.

Moderne organisaties hebben een flexibel en wendbaar cloud-ERP-systeem nodig

Moderne organisaties hebben een flexibel en wendbaar cloud-ERP-systeem nodig dat eenvoudig te configureren, snel te implementeren, constant te updaten en bovendien schaalbaar is. Met de juiste technologie- en implementatiepartners maken cloud-ERP-systemen met geïntegreerde analyse efficiëntere, datagestuurde bedrijfsprocessen mogelijk. Ze verkorten de time-to-value en verhogen de bedrijfsresultaten.

Maar voordat met een selectie wordt gestart moeten vooraf enkele vragen worden gesteld: wie kiest uiteindelijk voor het systeem en wie gaat er gebruik van maken? Welke functies zijn nodig? Welk budget en welke middelen worden ingezet? Wat is het ideale tijdschema voor de implementatie? Het kiezen van het juiste systeem kan een hele uitdaging zijn. Helaas is er niet één juist antwoord of magische formule om deze keuze te maken. Vooral niet omdat het onderzoek zich niet alleen op software moet richten. De (implementatie-)partner is daarbij minstens zo belangrijk.

Met welke factoren moet rekening worden gehouden bij het kiezen van cloud ERP-software?

1. Een cloud-ERP-systeem is vooral effectief voor bedrijven die snel groeien en snel moeten schalen.

Bedrijven met meerdere vestigingen kunnen profiteren van een relatief snelle implementatie van Cloud ERP. Voordat het selectieproces begint, is het een goed idee om de bedrijfsprocessen goed te analyseren en gebieden te identificeren die onvolledig zijn of verbeterd moeten worden. In de huidige ERP-markt bieden veel systemen een verscheidenheid aan aanpassingsopties die effectief kunnen zijn bij het beheren van uw toekomstige bedrijfsprocessen. Laat de huidige oplossing niet de limiet van uw analyse zijn. Neem de tijd om specifieke doelen en gewenste procesverbeteringen vast te stellen.

2. Bij het beoordelen van de behoeften is het raadzaam om rekening te houden met de belangrijkste betrokken medewerkers die het systeem dagelijks zullen gebruiken.

Ze hebben een diepgaande en grondige kennis van de behoeften van de organisatie. Deze unieke informatiebron helpt de werkelijke behoeften van de organisatie te identificeren en een duidelijkere koppeling te maken tussen het oude en het nieuwe systeem dat uiteindelijk zal worden gekozen. Een bijkomend voordeel is dat de betrokkenheid van medewerkers zo de bereidheid om nieuwe processen te accepteren vergroot.

3. Wees zo realistisch mogelijk over het budget. ERP-software is vaak een grote investering.

Hierdoor is het financiële plaatje dan ook vaak een van de belangrijkste punten bij het kiezen en terecht. Twijfel komt vaak voor, traditionele meningen als “de duurste moet de beste zijn” of “laten we maar voor de goedkoopste gaan” zijn niet de beste adviseurs. De reden waarom er wordt geselecteerd is om een systeem te vinden waarmee het beste resultaat voor het bedrijf kan worden behaald.

4. Bij investeringen in ERP-systemen verwachten bedrijven besparingen in productiviteit, tijd en geld in hun bedrijfsprocessen.

Een systeem dat zich niet kan aanpassen aan veranderende processen met veranderende technologie, kan het tegenovergestelde bewerkstelligen. Het ERP-systeem moet net zo dynamisch zijn als de organisatie en het systeem moet als het ware meegroeien met de business. Denk aan de flexibiliteit en aanpasbaarheid van “mijn” ERP-omgeving. Upgrades zouden soepel moeten verlopen zonder aanpassingen te hoeven herschrijven. Onthoud dat Cloud ERP automatisch en continu wordt bijgewerkt. Evalueer de beschikbare modules of applicaties, kijk of de software de functies heeft die je nodig hebt en kijk of er een optie is om aanpassingen voor gebruikers is in of uit te schakelen.

5. ERP staat nooit op zichzelf. ERP werkt het beste als het verbinding kan maken met andere systemen.

Controleer daarom vooraf of het ERP-systeem deze integratie biedt en of het ook na systeemupdates/upgrades blijft functioneren. Beoordeel hoe gemakkelijk of moeilijk het is om data van de ene oplossing naar de andere over te brengen. Het ERP-systeem moet alle benodigde integraties en connectiviteit bevatten, of in ieder geval klaar zijn voor integratie. De beste ERP-integratie hangt onder meer af van de huidige systemen en het integratiebudget. Er zijn verschillende integratiemogelijkheden. Point-to-point-integratie; integratie-’adapters’ en ten slotte enterprise servicebussen (ESB’s) die applicaties verbinden via een “communicatiebus”.

6. Zoek een cloud-ERP-leverancier die de software en dataopslag beheert en zorgt voor naleving van lokale wetten en IT-infrastructuurvereisten.

Experts raden softwareleveranciers aan met strategisch gelegen datacenters op meerdere locaties om de beveiliging, redundantie, schaalbaarheid en technologie te verbeteren.

ERP-selectie is de eerste stap op weg naar digitale transformatie. Na deze eerste etappe zijn er nog vele etappes met talloze hindernissen die overwonnen moeten worden. Het is erg belangrijk om onderweg niet alleen te zijn en een partner te kiezen die je kan ondersteunen wanneer deze obstakels moeten worden overwonnen. Vraag dus bij eventuele referenten niet alleen naar de software, maar ook naar de relatie met partners tijdens en na de implementatie.

ERP-selectie is de eerste stap op weg naar digitale transformatie

Hoeveel informatie je ook verzamelt over het implementeren en optimaliseren van jouw ERP, je hebt de hulp van een partner nodig. Anders loop je het risico een systeem te adopteren met fantastische functies en mogelijkheden die je misschien nooit goed configureert en gebruikt.

De juiste partner voor ERP-oplossingen helpt je om jouw toegewijde interne middelen op de juiste manier te gebruiken, jouw bedrijfssystemen en -processen te laten groeien en het meeste uit jouw nieuwe ERP-systeem te halen.

Met dat in gedachten is het raadzaam een leverancier te kiezen die “goed samenwerkt” met jouw bedrijf en die jarenlang een geweldige partner zal zijn.  Ondersteuning bij ERP-selectie is daarom onderdeel van onze services en gericht op helder krijgen waar jullie behoefte echt ligt en welke software/partner daar het beste bij past.

Heb je vragen, wil je eens sparren over je IT-landschap en keuzes die je kunt/moet maken? Mail me op: joris@fastfour.com of bel 06 – 2813 6085

Joris Teulings

Articles you might like

Menu